Cùng với sự phát triển của thời đại 4.0, các doanh nghiệp, bao gồm cả doanh nghiệp vừa và nhỏ, đang dần chuyển mình với những giải pháp chuyển đổi số. ERP – giải pháp hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, từ lâu đã là cụm từ không còn xa lạ. Nhưng trên thực tế, hiểu biết của doanh nghiệp về ERP và các phân hệ liên quan còn rất mơ hồ và hạn chế. Theo khảo sát, đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam mới chỉ áp dụng phần mềm kế toán tài chính và khi được hỏi, doanh nghiệp thường gắn liền việc chuyển đổi số, áp dụng ERP trong doanh nghiệp với những giải pháp tài chính kế toán này. Tuy nhiên, ERP bao gồm rất nhiều mảng, và kế toán tài chính chỉ là một trong số đó. Vậy, ERP có những phân hệ cơ bản nào? Hay, bên cạnh phân hệ kế toán, ERP còn gồm những phân hệ cơ bản nào nữa? Hãy cùng GroBanc tìm hiểu trong bài viết này nhé!

ERP là gì?

ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning, trong tiếng Việt có nghĩa là hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Các giải pháp ERP thường được cung cấp dưới dạng hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, và sẽ áp dụng cho toàn bộ doanh nghiệp. Trong đó, phân hệ là một nhóm các tính năng có ứng dụng hỗ trợ cho một chức năng hay bộ phận cụ thể của doanh nghiệp. Các phân hệ sẽ được tích hợp, vận hành trên cùng một nền tảng, tạo nên cơ sở dữ liệu thống nhất và xuyên suốt, có tính liên kết. Điều này cho phép các phòng ban trong doanh nghiệp có thể chia sẻ, cập nhật và truy cập thông tin từ một hệ thống chung, giảm thiểu sai sót khi dùng các phần mềm riêng biệt và làm đơn giản hóa những quy trình cồng kềnh, phức tạp. Có thể thấy, ERP giúp nâng cao hiệu suất việc quản lý dữ liệu, lên kế hoạch cũng như ra quyết định trong hoạt động vận hành hàng ngày, đảm bảo sự chính xác, từ đó giảm chi phí và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Các phân hệ cơ bản của ERP

Trong doanh nghiệp, hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ với các tính năng khác nhau tương ứng với các chức năng và bộ phận cụ thể của doanh nghiệp. Nhu cầu cho các phân hệ ERP sẽ khác nhau dựa trên quy mô, hoạt động và các đặc điểm khác của tổ chức, nhưng những phân hệ cơ bản của ERP là tương tự giữa các doanh nghiệp. Hãy cùng GroBanc tìm hiểu các phân hệ cơ bản này nhé!

1. Phân hệ Tài chính – Kế toán

Phân hệ Tài chính – Kế toán chắc hẳn là phân hệ đầu tiên mà doanh nghiệp nghĩ tới khi nói về ERP và cân nhắc áp dụng chuyển đổi số cho doanh nghiệp của mình. Đây được coi là phân hệ ERP quan trọng nhất, quản lý nguồn vốn, dòng tiền vào – ra. Phân hệ Tài chính – Kế toán bao gồm các chức năng chính: theo dõi các khoản phải trả, các khoản phải thu; tự động hóa quy trình xuất hóa đơn, thanh toán; đối chiếu tài khoản; lập báo cáo, xây dựng kế hoạch phân bổ tài chính; kiểm soát chi phí dựa trên ngân sách; …

Các dữ liệu liên quan của các phòng ban và bộ phận trong doanh nghiệp sẽ được thu thập và lưu trữ trên các phân hệ khác như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, … trên cùng hệ thống, giúp phòng Tài chính – Kế toán giảm thiểu thời gian nhập liệu và các công việc sổ sách cồng kềnh như trước đây, cũng như đảm bảo sự chính xác và nhanh chóng trong quá trình xử lý hóa đơn. Bên cạnh đó, việc lưu trữ trên cùng một hệ thống chung giúp nhà quản trị nắm được sức khỏe tài chính của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các kế hoạch chiến lược phù hợp.

2. Phân hệ Mua hàng

Phân hệ Mua hàng đảm nhận các quy trình liên quan tới hoạt động mua sắm hàng hóa hoặc nguyên vật liệu cần thiết cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Phân hệ Mua hàng bao gồm các chức năng như thiết lập, lưu trữ danh sách nhà cung cấp được phê duyệt, liên kết nhà cung cấp với những mặt hàng cụ thể, lập và gửi yêu cầu báo giá, tiếp nhận và ghi lại báo giá, phân tích báo giá, chuẩn bị và gửi đơn đặt hàng, theo dõi đơn đặt hàng, tự động cập nhật mức tồn kho sau khi đơn đặt hàng đến.

Phân hệ Mua hàng giúp quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp, giúp bộ phận mua hàng nhanh chóng tìm được nhà cung cấp phù hợp khi doanh nghiệp thiếu hàng hoặc phát sinh nhu cầu mới. Bên cạnh đó, việc có thể giám sát toàn bộ quá trình mua hàng từ lúc đặt hàng, nhà cung cấp giao hàng tới khi hàng được vận chuyển tới kho giúp các phòng ban khác trong doanh nghiệp kiểm soát được tiến trình, từ đó lập kế hoạch phân bổ nguồn lực cho hoạt động sản xuất, kinh doanh một cách hợp lý và giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh.

3. Phân hệ Sản xuất

Đúng như tên gọi, phân hệ Sản xuất là một phần không thể thiếu đối với các doanh nghiệp sản xuất và chế tạo. Phân hệ này phụ trách các chức năng như lập kế hoạch sản xuất; kế hoạch phân bổ nguồn lực, sử dụng máy móc, nguyên liệu thô, công cụ dụng cụ, máy móc, đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguồn lực cần thiết cho hoạt động sản xuất theo kế hoạch.

Trong quá trình sản xuất, phân hệ sẽ cập nhật tiến độ sản xuất liên tục theo thời gian thực. Các sản phẩm dở dang và thành phẩm cũng sẽ được thể hiện qua báo cáo trên hệ thống. Dựa trên dữ liệu, phân hệ sẽ tính toán thời gian sản xuất, theo dõi và đối chiếu báo cáo sản xuất thực tế so với sản lượng dự báo để lên kế hoạch phù hợp.

Thông thường, hệ thống hoạch định yêu cầu nguyên vật liệu (MRP – Material Resource Planning) và hệ thống quản lý sản xuất hoặc thực thi sản xuất (MES – Manufacturing Execution system) sẽ được tích hợp trong phân hệ Sản xuất. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp sản xuất có quy trình phức tạp và đặc thù, hai chức năng này sẽ được tách ra thành phân hệ riêng.

4. Phân hệ Quản lý hàng tồn kho

Phân hệ Quản lý hàng tồn kho kiểm soát hàng tồn kho (bao gồm cả nguyên vật liệu cho sản xuất và hàng hóa) thông qua việc lưu trữ và cập nhật thông tin thực tế về số lượng, mã hàng, vị trí, đơn vị lưu kho cho từng loại hàng hóa cụ thể. Phân hệ cũng kiểm soát biên nhận hàng hóa theo thời gian thực, định giá hàng tồn kho đầu vào và đầu ra, cập nhật số lượng dựa trên các đơn giao hàng đi và đến, đưa ra các dự báo, … Thông qua sự tích hợp với phân hệ Mua hàng, phân hệ Quản lý hàng tồn kho đưa ra cái nhìn tổng quan về cả hàng đã xuất kho, hàng hóa trong kho thời điểm hiện tại và những hàng hóa sắp được nhập kho.

Phân hệ Quản lý hàng tồn kho đảm bảo doanh nghiệp có đủ số lượng hàng tồn kho tối ưu phục vụ cho việc sản xuất và kinh doanh, tránh lãng phí quá nhiều tiền cho việc mua hàng dự trữ mà doanh nghiệp chưa cần dùng, nhờ đó tiết kiệm đáng kể chi phí lưu kho. Bên cạnh đó, việc theo dõi hàng tồn kho qua sản lượng nhập kho, xuất kho theo từng thời điểm sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về xu hướng mua hàng của khách hàng, từ đó hỗ trợ việc lập kế hoạch để quay vòng hàng tồn kho một cách hiệu quả mà không cần quá nhiều ngân sách, giảm thiểu tình trạng thiếu hụt hàng với những mã hàng hóa đang được ưa chuộng.

5. Phân hệ Bán hàng

Phân hệ bán hàng (hay còn gọi là Phân hệ quản lý đơn hàng) là nền tảng chung để quản lý đơn hàng, với các quy trình cơ bản như phân tích, xử lý yêu cầu mua hàng từ khách hàng; chấp nhận đơn hàng; xuất hóa đơn bán hàng; chuẩn bị hàng; liên kết với bên vận chuyển để giao hàng; theo dõi các đơn hàng đang được giao; cập nhật trạng thái khi đơn đã giao thành công.

Phân hệ bán hàng cũng có thể bao gồm chức năng giúp công ty xác định tùy chọn tối ưu nhất về chi phí để thực hiện đơn hàng—ví dụ như xác định khoảng cách các kho so với cửa hàng hoặc so với nhà phân phối, hay dựa trên khoảng cách so với vị trí của người mua.

Việc theo dõi đơn hàng từ khi phát sinh và được hệ thống tiếp nhận tới khi được giao thành công giúp tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn, giảm thiểu tình trạng thất lạc, đồng thời giảm chi phí không cần thiết cho vận chuyển nhanh. Với cấp quản trị, phân hệ Bán hàng giúp theo dõi tình hình bán hàng theo thời gian thực, hỗ trợ cho việc quản lý tất cả các kênh bán hàng, nâng cao trải nghiệm khách hàng.

6. Phân hệ Quản trị quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management)

Trong phân hệ Quản lý quan hệ khách hàng (CRM), mọi thông tin chi tiết về khách hàng và khách hàng tiềm năng bao gồm lịch sử liên lạc, cuộc gọi, email trao đổi, tin nhắn, cuộc họp, lịch sử mua hàng, thời hạn hợp đồng, … sẽ được lưu trữ để quản lý và theo dõi. Phân hệ này cho phép các phòng ban có thể dễ dàng truy cập thông tin họ cần khi làm việc với khách hàng, giúp nâng cao hiệu suất bán hàng thông qua dịch vụ khách hàng tốt hơn và thiết lập mối quan hệ tích cực với khách hàng. Với khách hàng hiện có, bên cạnh thông tin khách hàng, phân hệ CRM còn hỗ trợ các dịch vụ sau bán hàng như: chăm sóc khách hàng, nhắc nhở hỏi thăm định kỳ, tư vấn trực tuyến, …

Với khách hàng tiềm năng, phân hệ CRM giúp tạo phân khúc khách hàng, hỗ trợ phân tích và xây dựng chiến lực phù hợp, giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi. Phân hệ sẽ theo dõi danh sách thông tin liên lạc của khách hàng tiềm năng và đưa ra những đề xuất khác nhau để có cơ hội tiếp cận khách hàng tốt hơn, ví dụ như xác định nhóm khách hàng mục tiêu phù hợp với các chương trình khuyến mãi hoặc những sản phẩm nhất định. Để tăng cơ hội bán hàng, nhiều doanh nghiệp cũng tích hợp phân hệ CRM với phân hệ Bán hàng.

7. Phân hệ Quản trị nguồn nhân lực (HRM – Human Resource Management)

Được coi là phân hệ CRM dành cho nhân viên, phân hệ Quản lý nguồn nhân lực (HRM) có chức năng quản lý và lưu trữ các dữ liệu về nhân viên của doanh nghiệp như hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, mô tả công việc, phúc lợi, đánh giá hiệu suất, chấm công, bảng lương, báo cáo làm thêm giờ, nghỉ phép, … Về chức năng bảng lương, phân hệ sẽ tự động phân phối tiền lương, trợ cấp cho nhân viên theo lịch trình đã định với các khoản thuế thích hợp được khấu trừ. Khi tích hợp với phân hệ Tài chính – Kế toán, phân hệ HRM sẽ cung cấp các báo cáo thanh toán, báo cáo chi phí trả lương, trợ cấp, tiền thưởng làm thêm giờ và các loại báo cáo liên quan tới chi phí nhân sự khác.

Ở Việt Nam hiện nay, nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, các phòng ban thường tự tạo và hệ thống hồ sơ, dữ liệu một cách thủ công, gây khó khăn trong công tác thống kê và dễ dẫn tới sai sót. Phân hệ HRM với hệ thống tổng hợp và lưu trữ thông tin được thiết kế một cách khoa học, phụ trách việc lưu trữ lượng lớn thông tin về mọi nhân viên trong toàn tổ chức, giúp loại bỏ các dữ liệu trùng lặp, không chính xác, từ đó cải thiện hiệu quả quản trị.

Trên đây là 7 phân hệ cơ bản khi nói tới ERP. Có thể thấy, mỗi phân hệ đảm nhiệm những chức năng cụ thể ứng với hoạt động của các phòng ban, bộ phận như Phòng Tài chính – Kế toán, Phòng Nhân sự, Phòng Bán hàng, …. Sự dễ dàng trong liên kết và tích hợp các phân hệ, cũng như việc lưu trữ dữ liệu trên một hệ thống chung, cung cấp thông tin theo thời gian thực và tự động hóa các hoạt động kinh doanh chính là những lợi thế của hệ thống phần mềm ERP. Doanh nghiệp có thể thay đổi, thêm bớt, phát triển các phân hệ dựa trên nhu cầu và sự phát triển của doanh nghiệp ở từng thời điểm khác nhau. Hy vọng thông qua bài viết này, GroBanc có thể giúp doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, có cái nhìn tổng quan về ERP cũng như các phân hệ ERP cơ bản và chức năng của chúng.

Là một Trung tâm Tài chính và Tăng trưởng dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, GroBanc không chỉ giới hạn ở các giải pháp tài chính mà còn mang tới cho doanh nghiệp vừa và nhỏ những giải pháp ERP đơn giản, dễ sử dụng nhưng vẫn mang lại hiệu quả tối ưu, hỗ trợ hoạt động kinh doanh và phân bổ nguồn lực, giúp tối đa hóa lợi nhuận của doanh nghiệp.

GroBanc – Trung tâm Tài chính và Tăng trưởng dành cho SMEs

Để khám phá các cơ hội kinh doanh, hãy liên kết với tôi bằng cách nhấp vào nút 'Kết nối' trên Thẻ eBiz của tôi.