Quản trị tiền mặt là gì?

Quản trị tiền mặt (Cash management) là hoạt động kiểm soát, thực hiện các nghiệp vụ tài chính và lên kế hoạch liên quan tới dòng tiền vào và ra của doanh nghiệp. Quản trị tiền mặt bao gồm tất cả các phương pháp và kế hoạch để quản lý nguồn tài chính một cách hiệu quả.

Trong doanh nghiệp, các nghiệp vụ và bộ phận có liên kết phức tạp với nhau, cũng như với các bên liên quan. Vì vậy, quản trị tốt dòng tiền có vai trò thiết yếu, đảm bảo sức khỏe tài chính và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs).

Quản trị tiền mặt trong doanh nghiệp

1. Quản lý các tài khoản ngân hàng

Các doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp xuất khẩu và nhập khẩu, thường sử dụng nhiều hơn hai ngân hàng cho các mục đích khác nhau. Việc quản lý cùng lúc nhiều tài khoản với các giao dịch rắc rối trở thành nỗi ám ảnh của nhiều doanh nghiệp.

Nhờ sự hỗ trợ từ chức năng quản lý tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp có thể thao tác mở, đóng tài khoản, giao dịch liên ngân hàng, nộp hồ sơ vay, … dễ dàng. Mọi dữ liệu về lịch sử giao dịch sẽ được lưu trữ, phục vụ việc truy soát, đối chiếu và xuất báo cáo khi doanh nghiệp cần. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể kiểm soát sự chênh lệch giữa bảng cân đối số dư trong từng ngân hàng để có kế hoạch điều chuyển dòng tiền một cách hợp lý.

2. Quản lý khoản phải thu

Khoản phải thu là nguồn vốn mà doanh nghiệp bị các bên khác chiếm dụng. Khoản phải thu có thể là những khoản hàng hóa, dịch vụ đã bán (khoản phải thu thương mại) nhưng chưa được thanh toán hoặc những khoản phải thu từ bảo hiểm, nhân viên, ... (khoản phải thu phi thương mại).

Xử lý không tốt các khoản phải thu thì doanh nghiệp có thể bị mất tiền. Có nhiều trường hợp doanh nghiệp có doanh thu cao trên báo cáo tài chính nhưng không thu được tiền đúng hạn, dẫn tới thiếu hụt tiền cho các hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng đến khả năng lưu động vốn, xa hơn là các kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.

Chức năng quản lý khoản phải thu hỗ trợ doanh nghiệp gửi lời nhắc thanh toán, truy vấn giao dịch đến, khớp giao dịch với hóa đơn, cập nhật thông tin tự động dựa trên ảnh hóa đơn, … Việc tự động nhắc lịch cũng như khớp lệnh thanh toán với hóa đơn sẽ loại trừ khả năng bỏ sót các khoản phải thu và tiết kiệm thời gian xử lý hóa đơn.

3. Quản lý nợ phải trả và thực hiện thanh toán

Ngược lại với khoản phải thu, nợ phải trả là khoản vốn doanh nghiệp chiếm dụng của các bên khác. Nợ phải trả phản ánh một phần về tình hình dòng tiền ra của doanh nghiệp, gồm các khoản bên bán chưa thanh toán cho nhà cung cấp, bên bán hàng, các khoản vay của doanh nghiệp, ….

Chức năng quản lý nợ phải trả sẽ thông báo các hóa đơn, khoản trả góp đến kỳ thanh toán, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thanh toán – thanh toán tự động, thanh toán một lần, thanh toán định kì, thanh toán hàng loạt, kiểm tra đối chiếu thông tin, tra cứu lịch trả nợ, tra soát lịch sử thanh toán, …

Việc trả nợ đúng hạn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí. Ví dụ, việc có kế hoạch thanh toán hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phí như lãi suất cho các khoản trả chậm, thấu chi, các khoản vay quá hạn, … từ phía ngân hàng và các đối tác.

4. Dự báo dòng tiền và hoạch định

Định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, phòng tài chính và các cấp quản trị cần lập kế hoạch để sử dụng một cách tối ưu lượng tiền khả dụng trong doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, việc thiếu thông tin dự báo gây cản trở cho quá trình hoạch định, và khiến các bên liên quan khó có thể lên kế hoạch rõ ràng. Hiểu được rào cản đó, chức năng dự báo dòng tiền được phát triển. Dự báo dòng tiền và hoạch định bao gồm xây dựng dự báo về dòng tiền, lập kế hoạch về ngân sách cũng như lập kế hoạch thanh toán dựa trên nguồn thông tin sẵn có.

Như đã đề cập ở trên, việc không đủ tiền lưu động sẽ dẫn tới thiếu hụt tiền cho các hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng đến khả năng lưu động vốn, xa hơn là các kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc doanh nghiệp có quá nhiêu tiền nhàn rỗi cũng không tốt, vì điều này chứng tỏ doanh nghiệp chưa tận dụng được tối ưu nguồn vốn của mình. Việc dự báo và lên kế hoạch giúp doanh nghiệp phân bổ, cân đối dòng tiền vào và ra một cách tối ưu, hạn chế sự tắc nghẽn trong tài chính doanh nghiệp do sự thiếu hụt hay nhàn rỗi của dòng tiền

Là một Trung tâm Tăng trưởng và Tài chính cho SMEs, GroBanc mang tới phần mềm hỗ trợ quản trị doanh nghiệp và những giải pháp quản trị tiền mặt đa dạng từ những nhà cung cấp và đối tác uy tín, giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ quản lý dòng tiền một cách hiệu quả, đạt được sự ổn định tài chính, tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi nhuận.

GroBanc – Trung tâm Tăng trưởng và Tài chính cho SMEs